Business Case für KI im Vertrieb: So rechnen Sie ein Vorhaben in 30 Minuten
Viele KI-Projekte starten mit einer Technik und suchen danach den Nutzen. Die bessere Reihenfolge ist umgekehrt: erst der Geschäftsfall, dann das Werkzeug. Ein Business Case für KI im Vertrieb passt auf eine Seite und ist in einer halben Stunde gerechnet. In diesem Beitrag lernen Sie die vier Zahlen kennen, die Sie dafür brauchen, sehen ein Rechenbeispiel und erhalten eine einfache Regel für die Entscheidung.
Die vier Zahlen für den Business Case
- Häufigkeit: Wie oft fällt die Aufgabe je Woche an?
- Zeit heute: Wie lange dauert sie im Schnitt?
- Zielzeit: Wie lange dauert sie mit Unterstützung?
- Köpfe: Wie viele Menschen betrifft es?
Die ersten beiden Zahlen sollten Sie messen und nicht schätzen. Lassen Sie das Team eine Woche lang notieren, wie lange die Aufgabe tatsächlich dauert. Schätzungen fallen fast immer zu niedrig aus, weil niemand das Suchen und die Unterbrechungen mitzählt.
Ein Rechenbeispiel
Zehn Personen führen je acht Kundentermine pro Woche und bereiten jeden Termin 45 Minuten vor. Sinkt die Vorbereitung auf 10 Minuten, gewinnt jede Person rund 4,7 Stunden pro Woche. Im Team sind das rund 47 Stunden. Das ist ein Rechenbeispiel und kein Versprechen, aber es zeigt die Größenordnung. Die Formel dahinter ist schlicht: Häufigkeit mal eingesparte Minuten mal Köpfe. Mehr brauchen Sie für den ersten Entwurf nicht. Rechnen Sie bewusst vorsichtig. Ein Geschäftsfall, der auch mit der halben Ersparnis noch trägt, übersteht jede Rückfrage der Geschäftsführung.
Die Gegenseite: drei Kostenposten
Stellen Sie dem Nutzen drei Posten gegenüber:
- den Aufwand für den Bau des Werkzeugs
- die laufenden Kosten für Betrieb und Modelle
- die Zeit für Einführung und Schulung
Der dritte Posten wird am häufigsten vergessen. Ein Werkzeug, das niemand nutzt, spart keine Minute. Planen Sie deshalb von Anfang an Zeit für Tests im Team und für die Schulung ein. Wie ein solcher Monat aussehen kann, beschreibt der Beitrag zur KI-Einführung im Vertriebsteam in 30 Tagen.
Wofür die gewonnene Zeit gedacht ist
Ein Geschäftsfall, der mit eingesparten Stellen rechnet, führt in die falsche Richtung. Ein eingespieltes Vertriebsteam mit gewachsenen Kundenbeziehungen ist schwer zu ersetzen. Schreiben Sie deshalb auf dieselbe Seite, wohin die Stunden fließen sollen: in mehr Kundengespräche, in aktive Ansprache neuer Kunden, in das Training des Teams. Erst mit dieser Antwort wird aus einer Zeitersparnis ein wirtschaftlicher Nutzen. Und erst damit gewinnen Sie das Team für das Vorhaben.
Die Entscheidungsregel
Ein Vorhaben ist ein guter erster Kandidat, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Die Aufgabe kommt häufig vor. Sie kostet heute messbar Zeit. Sie lässt sich klar beschreiben. Seltene Sonderfälle mit hohem Abstimmungsbedarf kommen später. Haben Sie mehrere Kandidaten, rechnen Sie jeden mit denselben vier Zahlen und beginnen Sie mit dem, der am einfachsten zu beschreiben ist. Der größte Fall ist selten der beste erste Fall. Ein kleiner Erfolg nach wenigen Wochen überzeugt das Team mehr als ein großes Versprechen für das nächste Jahr.
Häufige Fragen
Woher bekomme ich die Zielzeit, bevor das Werkzeug existiert? Nehmen Sie eine vorsichtige Annahme und prüfen Sie diese früh an einem Prototyp. Ein erster lauffähiger Stand zeigt nach wenigen Tagen, ob die Annahme hält. Passen Sie die Rechnung dann an.
Woran messe ich nach dem Start, ob der Geschäftsfall aufgeht? Legen Sie vorab genau eine Zielkennzahl fest, zum Beispiel die Vorbereitungszeit je Termin. Messen Sie den Ausgangswert vor dem Start und danach in festen Abständen. Welche weiteren Größen sich eignen, lesen Sie im Beitrag über Kennzahlen für Vertriebseffizienz.
Fazit
Ein Geschäftsfall für KI im Vertrieb braucht vier Zahlen, drei Kostenposten und eine klare Aussage, wofür die gewonnene Zeit gedacht ist. Wer so rechnet, entscheidet in einer halben Stunde, ob sich ein Vorhaben lohnt. Ihr nächster Schritt: Setzen Sie Ihre eigenen Werte in den Zeitgewinn-Rechner ein. Er nutzt genau dieses Modell.